J’aimerais faire mieux, pourquoi je n’y parviens pas ?

« Parfois nous sommes dans une spirale qui nous retient, et nous détourne de nos bonnes intentions »

A quoi cela tient-il ?

C’est souvent le manque d’organisation qui nous empêche de faire les choses de manière efficace. Mais également le fait que nous restons peu focalisés sur les tâches en cours.

Un bon exemple est l’activité sur l’Internet. Nous partons dans l’idée de rechercher des informations sur un sujet précis et, après quelques minutes, finissions partout saufs sur le sujet en question. Avec les tâches, c’est souvent le même problème. Nous commençons par travailler sur la tâche prioritaire, avant de nous laisser emporter par l’arrivée de nouveaux mails, des appels téléphoniques ou autres (trop) nombreux « voleurs » de temps. 

Si certaines interruptions sont inévitables, d’autres pourraient facilement être repoussées. Pour y parvenir, nous devons garder à l’esprit que seul un « droit au but », à l’image d’un sprinteur de 100 mètres, peut nous amener au bout de notre chemin.

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Soyez acteur, au lieu d’être assis dans le rang des spectateurs

Dégagez plus de temps en étant plus organisé

• Planifiez de manière simple, mais efficace, en évitant de surcharger le plan de travail (le meilleur moyen est de faire une évaluation du temps assez large)
• Utilisez la méthode de Dwight D. Eisenhower, qui permet de prioriser les tâches
• Si vous avez besoin d’une certaine liberté, comme c’est mon cas, évitez de fixer (sauf si une tâche est plus importante et urgent, que les autres) un ordre précis
• Lorsque vous commencez une tâche, terminez la complètement avant d’en entreprendre une nouvelle
• Lorsque vous avez terminé votre plan de travail, récompensez-vous vous le méritez 

Commencez dès maintenant, évaluez, planifiez, et menez à terme vos tâches. En ce faisant, vous serez rapidement dans la cours des grands de l’organisation, et des personnes avec qui il fait bon travailler.

Plus efficace et moins stressé

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. -Dwight D. Eisenhower »

Je ne sais pas par où et avec quoi commencer…

C’est le genre de phrase qui montre tout le dépit que ce sujet peut provoquer.

Il existe de nombreuses méthodes, pour appréhender ce problème. Si je devais en garder qu’une, ce serait certainement celle de l’ancien président Dwight D. Eisenhower.

Simple à comprendre, et à mettre en œuvre, elle nous permet de rapidement améliorer notre situation de stress et gagner plus de confort dans nos activités journalières. Seule condition, s’en servir le plus souvent possible.

La méthode nous apprend à faire la différence entre l’important et l’urgent. Elle devrait également nous animer à commencer le travail dès que les priorités sont définies.

Principe

1. Récolter toutes les tâches qui nous sont confiées ou qui nous incombent
2. Donner une priorité d’A – D et faire ou déléguer (lorsque, c’est possible) les tâches en question

Matrice

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Situation

Nous avons tendance à nous focaliser sur les tâches "A". Si nous sommes le plus souvent dans cette case, c’est qu’il y a un problème. Soit trop de travail, soit une mauvaise organisation. Vous l’aurez compris, l’idéale serait de se trouver le plus souvent dans la case "B".  Pour y arriver, la meilleure manière est de planifier et de savoir dire non lorsque c’est nécessaire. Un autre moyen, abandonner les tâches "D" lorsque c'est possible.

Constat

Nous (il y a des exceptions…) avons également tendance à nous trouver (trop) régulièrement dans la case "D". La raison ? C'est souvent des tâches agréables, qui nous permettent de repousser les tâches "A" et "B". C’est ce qui provoque finalement que les tâches "B" deviennent des tâches "A". 

Dans quelle case êtes-vous le plus souvent ?

Motivation

Un très bon moyen est de faire une liste journalière, en fonction de la matrice, et de biffer chaque tâche terminée. Cela semble être futile, ce qui n'est nullement le cas. En fin de journée, dans le cas idéal, vous avez une liste ou toutes les tâches sont biffées, quel bonheur ! 

Ceci va vous donner une occasion de vous féliciter et de fêter votre réussite. Cette démarche, très importante, à en plus un effet antistress significatif. 

Vous avez à présent les outils nécessaires pour améliorer votre quotidien, utilisez-les.

Bon travail !

La gestion de projets ou le casse-tête chinois

« Comment gérez-vous les vôtres ? »

Une activité où la communication et le flux d'information sont essentiel...

Pour celles et ceux qui ont déjà eu l’occasion de gérer un projet professionnel, savent que de nombreux défis attendent le responsable de projet. Il y a beaucoup de choses auxquelles il faut penser. De l’enchaînement des tâches, qui doivent se passer avec le moins de décalage possible, à une communication uniforme. Uniquement ces deux points peuvent déjà mettre à rude épreuve une équipe de projet.

La même chose est également vraie dans certaines situations de la vie privée, qui est souvent jonchées de projets. Qu’il s’agisse d’un déménagement, d’une rénovation d’un bien immobilier ou encore simplement des vacances en famille qui peuvent parfois être assimilées à un vrai challenge.

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Vous êtes à l'ancienne ou au moderne ?

Êtes-vous plutôt orienté, tableau et Post-it, voire feuille de papier ? Ou la version plus moderne (ce qui est mon cas dans la plupart des cas) ? Les deux variantes peuvent également être utilisées en même temps, dans certaines situations.

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Trello

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Podio

Heureusement (pour moi) qu’ils existent, ses outils faciles à utiliser et souvent gratuits. 

Nous sommes d’ailleurs à des années-lumières de Microsoft Project. Qui, en plus du prix élevé, demande une certaine expertise dans son utilisation ainsi que des outils informatiques. 

Aujourd’hui, vous pouvez avoir recours à un logiciel simple et efficace qui fonctionne sur toutes les plates-formes. Que ce soit sur votre ordinateur, la tablette ou le smartphone, vous y avez accès à tout moment et avec une mise à jour automatique. Le reporting - pénible, et inutile - qui provoque de nombreuses erreurs, disparaît. 

Autre avantage, vous pouvez inviter les membres de votre équipe, que ce soit la famille, les amis, les membres d’un club, d’une société ou votre équipe de projet en entreprise, a participer activement au projet. 

Le fait de pouvoir réunir tout le monde est également un immense avantage pour la communication vu que chacun est informé de la même manière et au même moment. Fini les courriels où l’on oublie parfois d’ajouter une adresse d’un participant. Ou des échanges qui se limitent à un ou deux membres, qui demandent un travail supplémentaire pour informer le reste de l’équipe ensuite, avec tous les oublis et déformations qui peuvent se produire.

Quelques outils que j’utilise au quotidien

• Trello (https://trello.com/tour) - un outil très simple, mais assez puissant pour gérer des projets. Je l’utilise également pour la gestion de mes projets personnels, comme pour le billet des courses que je partage avec la famille.

• Podio (https://podio.com/site/tour) - qui est un outil plus complet, mais également plus complexe. Il permet la mise en place de ses propres templates, si souhaité, pour l’adapter aux besoins spécifiques d’une entreprise.

Les deux sont gratuits et ont une application dédiée aux tablettes et de smartphones, ce qui facilite grandement leur utilisation. Il en existe beaucoup d’autres, que vous trouverez facilement par une recherche Google.

Vous constaterez rapidement qu’il est bien plus confortable de s’organiser avec une telle aide. Vos divers projets vont rapidement prendre une autre tournure, et les personnes vous apprécieront encore davantage pour votre organisation.

Oui, c’est possible que vous rencontriez une opposition de la part de certains membres de l’équipe... comme partout, il est difficile de faire l’unanimité.

Je reste cependant convaincu que d’essayer, c’est l’adopter !

Vous m’en direz des nouvelles...