Dans l’air de la surinformation, que produisent les divers médias modernes, la communication et le flux d’informations restent souvent sur le flanc.
Le management est aussi évolué que les sciences naturelles au XVIIIè siècle. Aujourd’hui, il n’y a aucun système reconnu sur lequel le management peut s’appuyer.
Elliot Jaques (spécialiste des sciences sociales et le créateur de : Requisite Organization entre autres)
Il est souvent question de communication
Au point que le flux d’information nous échappe parfois totalement.
Comme me l’a rappelé mon ami Paul-Marc Baragli la semaine dernière, la communication n’est qu’un élément du malaise de notre société. Un autre élément, qui semble très souvent oublié, c’est le flux d’informations qui, tout autant que la communication, devrait également faire partie de nos préoccupations.
À quoi peut bien servir la communication, si une grande partie des personnes concernées ne reçoivent aucune information ?
Cette réflexion devrait nous mettre la puce à l’oreille, et nous pousser à la mise en place d’un flux d’information plus que nécessaire et important.
Chaque personne qui travaille avec d’autres sait
- Que les informations ne vont jamais où elles devraient aller.
- Que les départements se combattent au lieu de se soutenir.
- Que les dirigeants prennent régulièrement des décisions sur la base de modèles sympas plutôt que de réels faits. Pour ce dernier point, Paul-Marc, m'a fait remarquer, à juste titre, que les dirigeants sont trop souvent peu ou mal informés sur les réels enjeux des décisions qu’ils prennent, ce qui génère de la confusion et de l’incompréhension pour le reste du groupe qui en subit également les conséquences.
Cette situation mène un bon nombre d’équipes et d’entreprises dans une impasse qui résulte inexorablement en échec. Que ce soit un échec humain ou matériel, les dommages sont souvent importants, et dans certains cas sans issue.
Nous sommes donc confrontés à deux problèmes
Une communication insuffisante, voire inexistante, et un flux d’informations lacunaires.
Pour qu’une équipe (c’est finalement ce qu’une entreprise est censée être) puisse fonctionner correctement, les deux composantes doivent être présentes et fonctionner au mieux.
De sous-estimer cet état de fait, va avoir des conséquences fâcheuses à moyen et à long terme.
Pourquoi certaines équipes fonctionnent et d’autres non ?
Nous pourrions nous demander où se situe la différence, qui semble souvent subtile, entre une structure qui fonctionne et une qui est bloquée.
La réponse, peu reluisante mais tellement actuelle : nous ne le savons que rarement. Les raisons sont diverses. D’une part, parce que chaque être humain fonctionne différemment, et, d’autre part, parce que aucun cas ne ressemble à l’autre.
La seule chose que nous savons à ce jour, c’est qu’il y a deux différents canaux : d’une part, ce que nous disons, et, d’autre part, comment nous le disons. Nous pourrions même en rajouter une troisième : comment c'est interprété.
Si nous tenons compte que chaque participant a à sa disposition les mêmes informations, reçues par exemple dans un document, rien ne nous garantit qu’il ait pris connaissance de ces dernières, et qu’il ait compris ou interprété ces dernières de la même manière.
Vous l’aurez compris, nous sommes devant un dilemme, qui peut prendre du temps pour être résolu (…).
En résumé, nous sommes devant deux problèmes
D’une part la communication, et, d’autre part, le flux d’information. Si l’une fonctionne, et que l’autre est manquant, nous serons rapidement confrontés à une situation de crise.
Que faire pour améliorer la situation ?
Communiquer et mettre en place un flux d’information…
Simple, n’est-ce pas ?
Il existe certains outils pour vous soutenir dans votre démarche. Un outil qui me semble intéressant est celui qui a été développé par des entreprises pour surveiller la créativité de leurs équipes projets.
Ce qui pouvait ressembler à Big Brother, à première vue, avait en fait un but très précis. L’outil en question, qui répond au doux nom de « Reality mining », avait comme objectif de déterminer les points suivants :
- Qui parle quand et avec qui ?
- Qui bouge quand, à quelle fréquence, et il va où ?
- Qui parle dans quel état d’esprit et avec qui ?
- Qui est angoissé ou près du burn-out ?
Entendre que certaines entreprises proscrivent la communication, en prétextant que c'est une perte de temps et d'argent, cela me laisse parfois sans voix !
Le résultat de ces suivis est éloquent
Il en est ressorti que les membres qui parlaient souvent avec les autres, lisaient beaucoup d’emails privés et professionnels, étaient globalement plus heureux et plus productifs, que les autres, qui fournissait un plus grand travail, en négligeant ces points.
Vous êtes-vous déjà posé ces questions ?
Matrice de la fréquence de communication et de son impact sur vous et votre entreprise.
- Avec qui parlez-vous le plus souvent ?
- De qui l’avis vous importe le plus ?
- Savez-vous avec qui, et à quelle fréquence vous parlez avec ces personnes ?
- Et, quelles conséquences ont ses entretiens ?
Faites un test, et introduisez les entretiens avec vos collègues de travail (cela fonctionne également très bien pour la vie privée ou sociétale) dans la matrice, et analysez votre situation du moment.
Peut-être que certains de vos problèmes récurrents vont se résoudre ainsi.
Devenez meilleur, montrez le chemin
De dire, et de constater, que les choses vont mal, c’est le premier pas. Devenez à présent pro-actifs, et le maillon manquant qui peut faire changer les choses.
En mettant en pratique cet outil simple, de grands changements peuvent se produire.
Que risquez-vous ?
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