« Lorsque Voltaire dit : « Il y a plusieurs manières de perdre son temps : Ne rien faire. Mal faire ce qu’il faudrait faire. Le faire au mauvais moment. » il a certainement raison. »
Comment gérez-vous votre temps ?
Si vous êtes comme la plupart des gens, votre réponse ne sera que partiellement positive !
Peut-être que vous vous surchargez. Vous devez souvent travailler (trop) tard pour tenir vos délais. Ou vos jours semblent passer d’une crise à l’autre, ce qui vous angoisse et vous démoralise.
Nous le savons, nous pourrions faire mieux
Mais nous avons des difficultés à identifier nos erreurs et, de savoir comment nous pourrions améliorer la situation.
Lorsque nous avons — par périodes — une bonne gestion de notre temps, nous sommes bien plus productifs et beaucoup moins stressés.
Cela nous laisse du temps pour des projets intéressants, qui peuvent faire une réelle différence dans notre vie.
En bref, nous sommes heureux !
Principales causes de la mauvaise gestion du temps
L’absence de buts personnels clairs
Savez-vous où vous voulez être dans six mois, un an ou plus ?
Si la réponse est non, il est peut-être temps de fixer vos objectifs personnels !
L’établissement de buts personnels, est essentiel pour la bonne gestion de votre temps. Ils vous donnent une destination, et la vision claire, pour savoir sur quoi vous devez vous concentrer en priorité.
Lorsque vous savez où vous voulez aller, il vous sera plus facile de fixer vos priorités, ainsi que le temps et les ressources nécessaires pour y arriver.
Il vous sera également plus facile de détecter si le temps est investi au bon endroit ou s’il s’agit d’une distraction.
Pour savoir comment fixer un but clair et motivant, lisez également : Poursuivez-vous le bon but ?
L’omission de priorisation des tâches
Entre terminer un rapport de travail, faire le repassage, aller promener le chien, ou encore sortir au cinéma, il est parfois difficile de savoir comment donner la priorité, surtout quand vous faites face à un flot de tâches apparemment urgentes. Cela est souvent le cas, lorsque nous sommes confrontés à des urgences dans divers domaines, et que chacune semble requérir notre attention immédiatement.
Pour cette raison — et gérer votre temps au mieux — il est essentiel d’apprendre à prioriser les tâches efficacement.
Un outil qui va vous aider à prioriser efficacement est la matrice d’action prioritaire. Elle vous vous aidera à déterminer si une tâche à un impact important et quel effort elle demande. Elle vous permettra également de mieux gérer votre temps, en vous focalisant sur l’essentiel.
Un autre outil, qui peut être utilisé conjointement avec le précédent, est la matrice de Dwight D. Eisenhower. Pour en savoir plus, lisez également : Plus efficace et moins stressé.
L’absence d’une liste de tâches
Vous arrive-t-il d’avoir le sentiment que vous avez oublié de faire une chose importante ?
Oui !
Cela signifie probablement que vous n’avez aucune liste des tâches, pour vous rappeler les choses importantes qui restent en suspens.
Si vous en avez une, et que vous avec également ce ressenti, c’est que vous l’utilisez probablement avec une efficacité insuffisante. Pour améliorer cette dernière, utilisez une priorisation du style de celle Dwight D. Eisenhower, ou, au minimum, une liste numérotée.
Pour gérer de grands projets, une liste simple peut s’avérer insuffisante car les entrées sont souvent trop vagues. Par exemple, vous avez écrit : débutez projet web. Mais qu’est-ce que cela implique ?
Le manque de précision pourrait vous amener à remettre à plus tard, ou de manquer des étapes clés.
Assurez-vous qu’un grand projet soit partagé en tâches spécifiques, et en étapes réalisables, cela vous évitera d’oublier quelque chose d’important.
Vous pouvez également utiliser un logiciel pour gérer vos projets, ce qui est d’un grand soutien.
Voici quelques outils que j’utilise quotidiennement : La gestion de projets ou le casse-tête chinois.
Une mauvaise gestion des interruptions
Qu’ils viennent de courriels, conversations de messagerie instantanée, des collègues dans une crise, ou d’appels téléphoniques divers.
Ces distractions nous empêchent d’atteindre notre vitesse de croisière, que nous sommes capables de fournir sans effort lorsque nous sommes à 100 % engagés dans une tâche.
Si vous voulez prendre le contrôle de votre journée, et faire au mieux votre travail, il est essentiel de savoir comment minimiser et gérer efficacement les nombreuses interruptions.
Commencez par arrêter votre conversation de messagerie instantanée. Informez les personnes qui vous distraient trop souvent de leur fait. Mettez votre téléphone portable sur silence.
Vous devez également apprendre à améliorer votre concentration, même lorsque vous êtes confronté à des interruptions fréquentes.
Être “victime” de la procrastination
La fâcheuse tendance à tout remettre au lendemain
De nombreuses choses nous font repousser. Que ce soit la peur de réussir, ou de subir l’échec. Le « plaisir » d’avoir la pression, oui cela existe… Le besoin de se protéger contre tout et tout le monde. Le manque de confiance, ou encore le manque de motivation… la liste est bien plus longue encore.
Ce qui est certain, c’est que la procrastination dégrade notre existence, nous empêche d’avancer et d’être heureux.
Lisez la suite dans : Moi un procrastinateur ? Nous en reparlerons demain…
Dire oui à tout et à tout le monde
Êtes-vous une personne qui a du mal à dire non ? Si c’est le cas, vous avez probablement beaucoup trop de projets et engagements dans votre pipeline.
Ce qui conduit à une mauvaise performance, une augmentation du stress et une baisse du moral.
Peut-être êtes-vous un micro gestionnaire qui s’ignore.
C’est quelqu’un qui insiste pour contrôler ou faire tout le travail lui-même, parce qu’il ne fait confiance à personne, et pense que seul lui est en mesure de faire le travail correctement.
C’est un immense poids à porter, et cela grève lourdement la gestion du temps. En plus— de la réputation d’être un micro gestionnaire —l’assimilation au travailleur précipité qui bâclé tout, se fait également rapidement entendre.
Pour mettre un frein à cet état d’être, lancez-vous dans l’art subtil de dire oui à la personne et non à la tâche.
Cette compétence vous aidera à vous affirmer, tout en conservant une atmosphère agréable au sein du groupe. Si l’autre personne insiste pour obtenir le oui à sa tâche, apprenez à rester calme et déterminé dans votre action même si la pression est grande.
Pensez à déléguer plus souvent : La délégation, c’est la porte vers les malentendus ! est un bon soutien pour ce sujet.
Prospérer dans la surcharge de travail
Certaines personnes ont un besoin viral de surcharge de travail pour être… heureuse. Avec des délais tenus de justesse. Des courriels qui débordent sans fin. Des piles de dossiers qui s’entassent sur le bureau, et qui nécessitent une attention accrue. La course effrénée d’une réunion à une autre… !
Le problème est qu’une dépendance à la surcharge de travail signifie rarement que vous êtes efficace. Non, elle conduit plutôt régulièrement à des situations de stress, voire de burnout, dans certains cas.
Au lieu de cela, essayez de ralentir, et d’apprendre a mieux géré votre temps et les tâches que vous effectuez.
Être professionnel dans l’art du multitâche
Parfois utile, cette manière de travailler peut également apporter son lot de problèmes.
Lorsque nous sommes en surcharge de travail, nous avons tendance à passer au multitâche. C’est le cas, par exemple, lorsque vous écrivez un courriel important, et que vous jugez utile de tenir un entretien téléphonique avec un client en même temps. Si de prime abord, cela semble être une bonne idée pour gagner du temps, il n’en est en fait rien. Car, en vérité, il va vous falloir 20 à 40 % plus de temps, pour faire les mêmes tâches de manière individuelles. De plus, il y a bien des chances que vos courriels soient pleins d’erreurs, et vos clients frustrés par votre manque de concentration.
Il peut être utile d’utiliser le multitâche, dans certaines situations qui le permettent. Lorsque l’activité demande une concentration accrue, il est cependant préférable de se concentrer sur une tâche à la fois. Ainsi vous produirez à coup sûr un travail de meilleure qualité.
Un outil utile, et plus d’informations dans : L’art du « SLASH » ou multitâches.
Supprimer les pauses
C’est agréable de penser que vous pouvez travailler de longues heures d’affilée, en particulier lorsque vous travaillez pour respecter un délai. Mais il s’avère que l’homme ne peut se concentrer, et produire un travail de qualité, sans donner à son cerveau un peu de temps pour se reposer et recharger les accus.
De négliger les pauses, et les considérer comme une perte de temps, est une grande erreur. Car elles fournissent de précieux temps d’arrêt, qui nous permettent de penser de façon créative, et de travailler plus efficacement ensuite.
Si vous éprouvez des difficultés à vous arrêter de travailler, réglez une alarme qui vous rappelle que c’est le moment de prendre une pause. Optez pour une marche rapide — c’est également possible au bureau — prenez un verre d’eau, ou asseyez-vous pour une courte méditation.
Une pause de cinq minutes, toutes les unes ou deux heures, semble être une bonne moyenne.
Également, accordez-vous suffisamment de temps pour le repas. Car, vous ne produirez aucun travail de qualité si vous avez faim !
Une planification inefficace des tâches
Êtes-vous une personne du matin ? Où, trouvez-vous votre énergie maximale une fois que le soleil commence à se coucher ?
Nous avons tous des rythmes différents. Et, c’est à de différents moments de la journée que nous ressentons l’énergie monter et que nous sommes plus productif.
En sachant cela, vous ferez le meilleur usage de votre temps en programmant vos travaux importants durant vos heures de pointe. Consacrez-vous aux travaux de faible importance, comme retourner les appels téléphoniques (en dehors des urgents, bien sûre), la lecture des courriels, ou le classement, dans votre période creuse.
Rapidement, vous verrez que vous faites beaucoup plus en bien moins de temps.
Et vous, quels sont les voleurs de temps qui vous ralentissent ?
Comment améliorer votre productivité ?
En prenant le temps pour définir ce qui vous ralentit, et où vous pourriez vous améliorer !
Si l’ampleur de la tâche vous retient, commencez par des petits pas et des plus petites tâches.
Reconnaissez et corrigez vos erreurs de gestion du temps.
En surmonter ses erreurs, vous constaterez rapidement une énorme différence dans votre productivité.
Vous serez également plus heureux, et subirez moins de stress !
Comment éviter ces pièges
Fixez-vous des buts
En avoir un vous donne une direction, un cap à tenir. Avec, en ligne de mire, un résultat à atteindre, vous saurez ainsi jusqu’où vous devez aller pour réussir.
Sans but personnel, vous serez guidé par ceux des autres et travaillerez à la réalisation de leurs.
Est-ce vraiment cela que vous voulez ?
En plus de l’idée claire, qu’un but vous donne, il est également un très fort vecteur de motivation.
Comment fixer un but, plus d’informations ici : Poursuivez-vous le bon but ?
Définissez vos priorités
Vous avez quantité de choses à faire, et la vie quotidienne est remplie de tâches, d’obligations et d’interactions en tous genres. Mais elle est aussi pleine de distractions et de tâches inutiles qui vous prennent un temps considérable.
Cela nous oblige à faire des choix à chaque instant de notre vie. Ce choix consiste à définir ce qui compte vraiment pour nous, pour notre bien-être, voire notre entreprise.
En passant des activités qui nous occupent uniquement, à des activités vraiment utiles, nous mettons la première pierre à l’édifice pour atteindre les buts fixés à l’étape précédente.
Pour vous soutenir dans cette démarche, référez-vous à : Plus efficace et moins stressé.
Maintenant, vous êtes prêt à planifier
Vous pouvez l’adapter à votre manière de fonctionner. Que ce soit par jour, semaine ou mois, voire à plus long terme pour d’importants projets. Cela va vous permettre d’avoir une meilleure vue d’ensemble de vos activités.
Mettez une limite de temps
Limiter une tâche dans le temps est nécessaire et utile pour canaliser son énergie, et rester concentré sur le but.
Laisser le temps faire les choses, comme l’adage le dit, mène très rarement au but fixé.
Donner une échéance, est à considérer comme une invitation pour la terminer à temps. C’est également un bon moyen pour éviter la procrastination, et tous les effets négatifs qui l’accompagnent.
À présent vous êtes prêt pour vous concentrer sur l’essentiel, l’action !
Car, ce qui compte, c’est de commencer.
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Lancer une startup peut être une aventure passionnante et en même temps, cela peut aussi être un défi. Il existe de nombreux pièges courants pour les entrepreneurs débutants qui peuvent mettre en péril le projet avant même qu’il ne démarre.